A. Tüm Proje Türleri İçin Teslim Edilmesi Zorunlu Olan Belgeler
1. Sözleşme Dosyası: Otomasyon sistemi üzerinden indirilecek ve proje yürütücüsü tarafından ilgili alanları doldurulacaktır. Sözleşme, proje yürütücüsü ve varsa diğer imza alanları ilgililerce imzalanmış olarak BAP Koordinasyon Birimi’ne teslim edilmelidir. Projenin onaylanmasından sonra en geç bir ay içerisinde sözleşme imzalanmayan projeler iptal edilir.
2. Etik Kurul İzin Belgesi: Gerekli olan projeler için belgenin aslının veya yetkili mercilerce onaylanmış nüshasının teslim edilmesi zorunludur.
3. Proforma Faturalar veya Teklif mektupları: Projenin başvuru aşamasında sisteme yüklenen proforma faturaların asılları BAP Koordinasyon Birimi’ne teslim edilmelidir. Belgelerin firma tarafından kaşelenmiş, imzalanmış ve BAP Koordinasyon Birimi’ne hitaben düzenlenmiş olması gereklidir.
4. Teknik Şartname Dosyası: BAP Komisyonu tarafından onaylanan teknik şartname dosyasının yazıcı çıktısı her sayfası proje yürütücüsü tarafından imzalanmış ve son sayfası proje yürütücüsünün unvanı, adı soyadı ve tarih de belirtilmek suretiyle imzalanmış olarak teslim edilmelidir. Projenin ilerleyen süreçlerinde zorunluluk olması durumunda onaylanan bütçe kalemi içeriğine sadık kalmak koşuluyla, teknik şartnamelerin BAP Koordinasyon Birimi’nin bilgisi dâhilinde güncellenebilmesi mümkündür. Bu durumda, güncel teknik şartname dosyalarının Satınalma Talebi menüsünden Word formatında (*.doc) sisteme yüklenmesi ve yazıcı çıktısının imzalı olarak BAP Birimi’ne teslim edilmesi zorunludur. Seyahat dışındaki, satın alınması talep edilen tüm mal, malzeme ve hizmetlerle ilgili olarak teknik şartname bulunması zorunludur.
B. Proje Türlerine Göre Teslim Edilmesi Zorunlu Olan Belgeler
1. Öncelikli Alan Araştırma Projeleri: Daha önce ulusal veya uluslararası kurumlarca onaylanarak bütçe desteği sağlanmış olup, yeni bilgiler üretilmesi, bilimsel yorumların yapılması veya teknolojik problemlerin çözümlenmesi için bilimsel esaslara uygun olarak yürütülerek (TÜBİTAK 1001 programında olduğu gibi) başarıyla kapatılmış bir araştırma projesinde proje yürütücüsü veya araştırmacı olarak görev aldığına dair resmiyet arz eden bir belge BAP Birimi’ne teslim edilmelidir.
2. Katılımlı Araştırma Projeleri için Ortaklık Sözleşmesi: Araştırmacılar ve işbirliği yapılan kurumun yetkilileri arasında düzenlenen işbirliği protokolünün imzalanmış aslı BAP Birimi’ne teslim edilmelidir.
3. Lisansüstü Tez Projeleri için Araştırmacı Beyan Formu: İlgili alanları lisansüstü tez çalışmasının yürütüldüğü enstitü/fakülte tarafından onaylanan “Tez Beyan Formu” BAP Birimi’ne teslim edilmelidir.
4. Araştırma Altyapısı Projeleri: Proje yürütücüsünün görev yaptığı birimin yetkili tarafından onaylanmış “Birim Uygunluk Formu”nun aslı BAP Birimi’ne teslim edilmelidir.
5. Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri: Başvuru aşamasında sisteme yüklenen “Davet/İşbirliği Yazısı” ve “Birim Uygunluk Formu” BAP Birimi’ne teslim edilmelidir.
6. Lisans Öğrencisi Katılımlı Araştırma Projeleri: “Araştırmacı Beyan Formu”nun imzalanmış aslı ve projede görev alan öğrencilere ait güncel tarihli öğrenci belgelerinin asılları BAP Birimi’ne teslim edilmelidir.
7. Araştırma Başlangıç Destek Projeleri: “Araştırmacı Beyan Formu”nun imzalanmış aslı BAP Birimi’ne teslim edilmelidir.
8. Doktora Sonrası Araştırmacı Projeleri: “Beyan Formu” ve “Proje Ekibi Beyan ve Taahhüt Formu” imzalanmış aslı birime teslim edilmelidir.
9. İş Birliği Destek Projesi: “Üniversite Yönetim Kurulu Kararı” ve “Davet/İş birliği Yazısı” BAP Birimi’ne teslim edilmelidir.
10. Performansa Dayalı Olarak Yüksek Bütçe Limiti ile Başvuru Gerçekleştirilen Projeler:
(a) TÜBİTAK proje başvurusuna dayalı olarak yüksek bütçe limiti ile başvurusu yapılan lisansüstü tez projeleri için, TÜBİTAK Projesi başvuru değerlendirme sonucunu gösteren belge BAP Birimi’ne teslim edilmelidir.
(b) Diğer kurumlarca desteklenerek başarıyla kapatılmış projelere dayalı olarak yüksek bütçe limiti ile başvuru yapılan projeler için, projenin başarıyla kapatıldığına dair belge ile araştırmacının yürütücü veya araştırmacı olarak görev yaptığını ve proje bütçesini gösteren belgeler BAP Birimi’ne teslim edilmelidir.
(c) Tescil edilmiş patentlere dayalı olarak yüksek bütçe limiti ile başvuru yapılan projeler için, patent tescil belgesi ile hak sahibi olan kurum mensubu araştırmacıların muvafakat verdiğine dair “Beyan Formu” BAP Birimi’ne teslim edilmelidir.
(d) ISI indekslerinde taranan dergilerde gerçekleştirilen yayınlara dayalı olarak yüksek bütçe limiti ile yapılan başvurularda, ilgili yayınların doğruluğu ve bu yayınlar ile koşulların sağlanıp sağlanmadığı otomasyon sistemi ve akademik veri sistemi üzerinden otomatik olarak kontrol edildiğinden, bu tür durumlar için ek bir belge talep edilmemektedir.