Proje türlerine göre BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmesi gereken belgeler aşağıda tanımlanmıştır. Projelerin başlatılabilmesi için gerekli belgelerin BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmesi ve Proje Sözleşmesinin ilgili Rektör Yardımcısı tarafından onaylanması zorunludur. Sözleşme Dosyaları BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmekte ve Birim tarafından Rektör Yardımcısının Onayına sunulmaktadır.
3. Proforma Faturalar veya Teklif mektupları: Projenin başvuru aşamasında sisteme yüklenen proforma faturaların asılları BAP Koordinasyon Birimine hitaben düzenlenmiş olması gereklidir.
4. Teknik Şartname Dosyası: Komisyon tarafından onaylanan teknik şartname dosyasının yazıcı çıktısı her sayfası proje yürütücüsü tarafından imzalanmış ve son sayfası proje yürütücüsünün unvanı, adı soyadı ve tarih de belirtilmek suretiyle imzalanmış olarak teslim edilmelidir. Projenin ilerleyen süreçlerinde zorunluluk olması durumunda onaylanan bütçe kalemi içeriğine sadık kalmak koşuluyla, teknik şartnamelerin BAP Koordinasyon Biriminin bilgisi dâhilinde güncellenebilmesi mümkündür. Bu durumda, güncel teknik şartname dosyalarının Satınalma Talebi menüsünden Word formatında (*.doc) sisteme yüklenmesi ve yazıcı çıktısının imzalı olarak Birime teslim edilmesi zorunludur. Seyahat dışındaki, satın alınması talep edilen tüm mal, malzeme ve hizmetlerle ilgili olarak teknik şartname bulunması zorunludur. Teknik şartname dosyası Ek-4’de belirtilen ilkelere uygun olarak hazırlanmalıdır.
B. Proje Türlerine Göre Teslim Edilmesi Zorunlu Olan Belgeler
1. Lisansüstü Tez Projeleri İçin Araştırmacı Beyan Formu: İlgili alanları lisansüstü tez çalışmasının yürütüldüğü enstitü/fakülte tarafından onaylanan Tez Beyan Formu Birime teslim edilmelidir. “Doktora ve Tıpta Uzmanlık Projeleri” başvurusu için proje yürütücüsünün TÜBİTAK ARDEB, KOSGEB, Kalkınma Bakanlığı, Avrupa Birliği veya SANTEZ projelerine son iki yıl içerisinde aynı proje konusu ile başvurmuş ve başvurusu panel veya hakem görüşü doğrultusunda reddedildiğine dair belge teslim edilir.
2. Katılımlı Araştırma Projeleri İçin Ortaklık Sözleşmesi: Araştırmacılar ve işbirliği yapılan kurumun yetkilileri arasında düzenlenen işbirliği protokolünün imzalanmış aslı Birime teslim edilmelidir.
3. Öncelikli Alan Araştırma Projeleri İçin: Daha önce ulusal veya uluslararası kurumlarca onaylanarak bütçe desteği sağlanmış olup, yeni bilgiler üretilmesi, bilimsel yorumların yapılması veya teknolojik problemlerin çözümlenmesi için bilimsel esaslara uygun olarak yürütülerek (TÜBİTAK 1001 programında olduğu gibi) başarıyla kapatılmış bir araştırma projesinde proje yürütücüsü veya araştırmacı olarak görev aldığına dair resmiyet arz eden bir belge Birime teslim edilmelidir.
4. Araştırma Altyapısı Projeleri İçin: Proje yürütücüsünün görev yaptığı birimin yetkili tarafından onaylanmış Birim Uygunluk Formunun aslı Birime teslim edilmelidir.
5. Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri İçin: Başvuru aşamasında sisteme yüklenen Davet/İşbirliği Yazısı ve Birim Uygunluk Formu BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmelidir.
6. Lisans Öğrencisi Katılımlı Araştırma Projeleri İçin: Araştırmacı Beyan Formunun imzalanmış aslı ve projede görev alan öğrencilere ait güncel tarihli öğrenci belgelerinin asılları Birime teslim edilmelidir.
7. Araştırma Başlangıç Destek Projeleri için: Araştırmacı Beyan Formunun imzalanmış aslı Birime teslim edilmelidir.
8. Performansa Dayalı Olarak Yüksek Bütçe Limiti ile Başvuru Gerçekleştirilen Projeler İçin:
(a) TÜBİTAK Proje Başvurusuna dayalı olarak yüksek bütçe limiti ile başvurusu yapılan lisansüstü tez projeleri için, TÜBİTAK Projesi başvuru değerlendirme sonucunu gösteren belge Birime teslim edilmelidir.
(b) Diğer kurumlarca desteklenerek başarıyla kapatılmış projelere dayalı olarak yüksek bütçe limiti ile başvuru yapılan projeler için, projenin başarıyla kapatıldığına dair belge ile araştırmacının yürütücü veya araştırmacı olarak görev yaptığını ve proje bütçesini gösteren belgeler Birime teslim edilmelidir.
(c) Tescil edilmiş patentlere dayalı olarak yüksek bütçe limiti ile başvuru yapılan projeler için, patent tescil belgesi ile hak sahibi olan kurum mensubu araştırmacıların muvafakat verdiğine dair Beyan Formu Birime teslim edilmelidir.
(d) ISI indekslerinde taranan dergilerde gerçekleştirilen yayınlara dayalı olarak yüksek bütçe limiti ile yapılan başvurularda, ilgili yayınların doğruluğu ve bu yayınlar ile koşulların sağlanıp sağlanmadığı BAPSIS ve AVESİS sistemleri üzerinden otomatik olarak kontrol edildiğinden, bu tür durumlar için ek bir belge talep edilmemektedir.